CÂU HỎI TỪ KHÁCH HÀNG NHẬN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Câu 1: Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là gì ?

Trả lời:

  • Là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
  • Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
  • Có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy phục vụ cho nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua.

Câu 2: Hóa đơn điện tử có liên không ?

Trả lời:

  • HĐĐT chỉ có 01 bản duy nhất, nên không có khái niệm liên.
  • Bên bán, bên mua và CQT cùng khai thác dữ liệu trên một bản HĐĐT duy nhất.

Câu 3: Làm sao để bên mua xác định được HĐĐT của bên bán có giả mạo hay không ?

Trả lời:

Bên mua có thể dựa vào các yếu tố:

  • Tra cứu thông báo phát hành HĐĐT của bên bán thông qua cổng thông tin điện tử của CQT.
  • Chữ ký trên HĐĐT là chữ ký điện tử

Câu 4: Nếu tháng này tôi nhận HĐĐT, nhưng tháng sau tôi muốn dùng hóa đơn giấy được không ?

Trả lời:

  • Không được.
  • Nếu bên mua muốn nhận hóa đơn giấy, bên bán sẽ chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn dạng giấy cho bên mua, trên hóa đơn giấy được chuyển đổi sẽ có dòng “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” có giá trị pháp lý được Cơ Quan Thuế chấp nhận.

Câu 5: Để có thể tiếp nhận HĐĐT, các yêu cầu về máy tính thiết bị của chúng tôi là gì ?

Trả lời:

Để tiếp nhận HĐĐT máy tính, điện thoại của bên mua cần:

  • Kết nối Internet
  • Trình duyệt: Internet Explorer, Google chorme, Fire Fox, …
  • Thông tin tài khoản truy cập website

Câu 6: Tôi là khách hàng doanh nghiệp, vậy khi tôi kê khai với chi cục thuế quận có gặp khó khăn vướng mắc gì không, cách thức kê khai như thế nào đối với hóa đơn giấy đang áp dụng bây giờ ?

Trả lời:

Do HĐĐT là một hình thức hóa đơn, có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật nên hóa đơn này là căn cứ để hạch toán kế toán và kê khai thuế.

Vì vậy, Quý khách hàng sẽ kê khai thuế bình thường như hóa đơn giấy hiện nay. Căn cứ thông tin trên HĐĐT, trên bản thể hiện HĐĐT về số seri hóa đơn, ngày cấp hóa đơn… đơn vị thực hiện kê khai và quyết toán thuế như đối với Hóa đơn giấy trước đây.

Câu 7: Cách tra cứu HĐĐT trên website tra cứu do bên bán cung cấp ?

Trả lời:

  • Truy cập website
  • Nhập tên đăng nhập, mật khẩu
  • Sau khi đăng nhập, bên mua có thể tra cứu HĐĐT
  • Nếu bên mua là đơn vị kế toán thì cần ký số vào hóa đơn (hoặc không cần ký số)
  • Tải HĐĐT về máy tính để lưu trữ, kê khai thuế (nếu có).

Câu 8: Cách thanh toán đối với HĐĐT có gì khác so với hóa đơn giấy ?

Trả lời:

  • Nguyên tắc chung: khi khách hàng thanh toán tiền sẽ nhận được hóa đơn
  • Khác: hóa đơn giấy nhận trực tiếp. HĐĐT nhận qua các phương tiện điện tử, Email, hoặc nhận trực tiếp bản thể hiện HĐĐT từ bên bán.
  • Có thể nhận HĐĐT trước hoặc ngay sau khi thanh toán (tùy vào sự thỏa thuận giữa hai bên).

Câu 9: Để có được hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như HĐĐT thì sao ?

Trả lời:

  • Khách hàng cần hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) thì liên hệ với đơn vị phát hành HĐĐT để được cấp hóa đơn dạng giấy chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử.
  • Hóa đơn này chỉ được cấp 01 lần và có chữ ký người đại diện pháp luật và dấu xác nhận của VNPT. Trên hóa đơn chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.

Câu 10: Với HĐĐT, căn cứ vào đâu để biết tôi đã thanh toán tiền dịch vụ hay chưa ?

Trả lời:

  • Nếu thanh toán tiền mặt: khách hàng sẽ nhận được Phiếu thu tiền/ Biên nhận thanh toán.
  • Nếu thanh toán qua ngân hàng: các chứng từ ngân hàng sẽ là xác nhận bên mua đã thanh toán tiền dịch vụ cho bên bán.

Câu 11: Tôi không có phương tiện truy cập để xem thông báo hoặc tải hóa đơn, vậy phải xử lý cho tôi như thế nào?

Trả lời:

  • Khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ cung cấp biên nhận thanh toán, đây là chứng từ xác thực việc bên mua thanh toán và bên mua sẽ không bị gián đoạn bất kỳ các dịch vụ khi đăng ký với bên bán trong quá trình sử dụng.
  • Trong trường hợp bên mua không có phương tiện truy cập để xem thông báo hoặc tải hóa đơn, bên bán sẽ in bản thể hiện HĐĐT ra giấy để gửi cho bên mua.

Câu 12: Khi nhận được Hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thực hiện kê khai và khấu trừ thuế như thế nào?

Trả lời:

  • Khách hàng sau khi nhận HĐĐT từ bên bán có thể kê khai thuế, khấu trừ thuế bình thường như hóa đơn giấy.
  • Khách hàng có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình HĐĐT đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế.

Câu 13: Bên mua phải thực hiện ký số vào HĐĐT thì sử dụng chữ ký số nào ?

Trả lời:

  • TH1: Khách hàng doanh nghiệp (bên mua): Sử dụng chính chữ ký số đang khai Thuế điện tử để thực hiện ký số vào Hóa đơn điện tử.
  • TH2: Khách hàng không phải là doanh nghiệp thì không cần thực hiện ký số vào hóa đơn

Câu 14: Bên bán sử dụng HĐĐT, vậy bên mua cũng phải sử dụng HĐĐT ?

Trả lời:

  • Không cần.
  • Tùy vào điều kiện của doanh nghiệp mà sử dụng các hình thức hóa đơn như: đặt in, tự in và Hóa đơn điện tử.